各县（市）区人民政府，高新区管委会，市政府各部门：
为了进一步做好发文处理工作，提高行文效率和质量，根据市政府领导的指示精神，现将有关事宜通知如下：
一、规范发文程序
凡以焦作市人民政府、焦作市人民政府办公室名义制发的各类公文，要坚持分块起草、归口把关、逐级报签的原则，按照草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序依次进行办理。
（一）以市人民政府名义制发的公文，基本程序是：由相关部门或市政府办公室相关科室草拟，主办科室负责人把关，主办科室的分管副秘书长和分管文秘工作的副秘书长审修，秘书长、分管副市长审核，市长签发，文电科复核、登记、编号，主办科室缮印、校对，文电科用印、分发、归档。属于综合性工作的文件，以及向市人大、政协报告工作的或涉及其他副市长工作的、涉及人财物等方面工作的文件，应由常务副市长审核，市长签发；其中属于全局性重大问题的文件，应提交市政府常务会议讨论通过，修改完善后按公文的运转程序审核，最后由市长签发。市人民政府规范性公文必须经市人民政府法制办审查把关，并提交市政府常务会议讨论通过，修改完善后按公文的运转程序审核，最后由市长签发。市人民政府非规范性公文涉及法律、法规和相关问题的，需转请市人民政府法制办审查把关后按程序运转。市长外出期间，经市长授权，可由市人民政府主持工作的副市长签发。
（二）以市人民政府办公室名义制发的公文，基本程序是：凡属办公室内部工作的，由相关科室草拟，主办科室负责人把关，主办科室的分管副秘书长和分管文秘工作的副秘书长审修，秘书长签发，文电科复核、登记、编号，拟文科室缮印、校对，文电科用印、分发、归档。涉及市政府工作的，由相关部门或市政府办公室相关科室草拟，主办科室负责人把关，主办科室的分管副秘书长、分管文秘工作的副秘书长和秘书长审核，分管副市长签发；属于向人大、政协报告工作的，涉及两个及以上副市长工作的、涉及人财物等方面问题的，由常务副市长签发。秘书长外出期间，应由秘书长签发的文件，经秘书长授权，可由主持工作的副秘书长签发。
（三）市人民政府常务会议纪要由秘书科起草，分管副秘书长把关，秘书长审核，市长签发，秘书科复核、登记、编号、缮印，文电科分发、归档；市人民政府市长办公会议纪要由相关科室起草，分管副秘书长或秘书长把关，分管副市长或市长签发，文电科复核、登记、编号，相关科室校对、缮印，文电科分发、归档。其中，市长参加的专业性较强的市长办公会议纪要，由相关科室起草，秘书科文字把关，分管副秘书长和分管副市长审核，市长签发。明传电报一般由分管副秘书长签发，涉及重要事项的由秘书长签发。
二、明确发文职责
公文相关程序的办理人要进一步明确职责、提高责任意识，确保公文内容合法可行，层次清楚明确，文字准确简洁，格式完整规范，程序合规有效。
（一）主办科室职责：市人民政府办公室各科室负责人是保障拟制公文质量的第一责任人。主办科室在草拟公文时，应当严格按照《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23 号）第二十五、二十六条要求办理，主办科室负责人要认真把关，并确定发文形式和送审环节，涉及法律、法规的应适时报分管副秘书长签批转请市人民政府法制办审查把关。对于由部门代拟的公文，主办科室初审人及负责人要严把公文的政策关、文字关、格式关和程序关。对存在文不达意、篇幅冗长、层次混乱、格式不规范、会签手续不齐全、需经而未经市人民政府法制办审查把关等问题的文稿，应要求送审部门重新起草或修改；对初审符合公文要求的送审稿要进一步修改完善后，确定发文形式。
（二）副秘书长审修职责：审查是否需要发文。公文内容是否准确体现领导意图，是否符合法律法规政策，是否符合实际，是否具有可操作性，是否需要进一步组织有关部门研究和协商会签。公文用词是否恰当，表述是否准确，语句是否精炼，段落结构是否合理。对存在明显缺陷的公文应退回主办科室重新起草或修改；对符合要求的公文要进行修改完善。
（三）秘书长审核职责：协调公文之间的关系，内容是否正确，是否必须发文，确定审签环节。
（四）市长、副市长审签职责：重点审查公文核心内容是否符合有关法律法规和焦作实际，是否准确反映了政策精神和决策意图及要求。
（五）文电科复核职责：审批、签发手续是否完备，行文关系和发送范围是否恰当，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对公文进行实质性修改的，应按程序复审。
（六）公文的登记、编号、缮印、分发、归档等方面的职责，按照《国家行政机关公文处理办法》中有关规定执行。
（七）拟稿人、修稿人、审修人均应在统一格式的《公文签发笺》指定栏目内签署姓名，以示负责。
（八）未经市政府办公室相关科室修改和有关副秘书长审修的公文，原则上不得直接呈政府领导签发，文电科不予登记、编号。
（九）各级领导审核、签发公文，要签署自己的具体意见、姓名和日期，不能只签名或只签姓不签名，也不能划圈代签（圈阅视为同意）。
（十）规范公文版记内容，应注明主办单位、督办单位和抄送单位。
三、注重发文效果
严格控制文电规格和发文数量，保证公文有序、高效运转，提高办理效率和发文质量。
（一）坚持精简发文。制发公文应当坚持实事求是、少而精的原则，注重实效，力求解决实际问题。要严格控制发文规格和数量，凡可发可不发的公文，如可用电话、协商、原件批回等方式解决问题的，一律不发；凡法律法规已有明确规定的一律不再发文；周知性公文可在新闻媒体刊播，不再另发纸质文件；上级公文，如需要各地、各部门贯彻执行的，一律将原件翻印下发，确需本级、本部门发文的，必须结合实际提出切实可行的贯彻意见；属于部门、单位职权范围的事项需要制发公文的，除涉及我市经济社会发展全局外，一律由部门、单位自行制发，或几个部门、单位联合制发，市人民政府和市人民政府办公室不再批转或转发；可以市人民政府办公室名义制发的文电不以市人民政府名义制发，可通过便函等形式印发的不以市人民政府或市人民政府办公室正式公文印发；未经市人民政府同意，市人民政府部门不得擅自向各县（市）区人民政府行文。
（二）提高办理效率。准确界定制发公文的紧急程度，防止办理紧急性公文的随意性。凡确定为紧急性的公文，主办单位要说明理由和需审签、发出的时间。各主办科室在将拟制公文送交审核前，要坚持做好相关单位事前会签，提高办理效率。要有计划行文，减少突击行文，给公文审核和领导决策留出一定时间，最大限度地缩短公文办理的时间。对于市人民政府各部门向市人民政府办公室相关科室报送的需以市人民政府或市人民政府办公室名义发文的代拟稿，各部门主要负责人要亲自主持研究，组织起草，认真把关，签名负责；公文内容涉及多个部门职责权限的，主办部门要与相关部门搞好会商，协办部门要积极配合并及时反馈会签意见；对规范性文件和涉及法律、法规的非规范性文件，主办部门要适时通知市人民政府法制办提前介入审核把关。代拟部门报送文稿时，要一并提供代拟部门的拟稿说明、文中涉及的政策法规依据、会签部门修改意见原稿等材料，并注明联系人和联系电话。
（三）提高发文质量。把好公文的政策法规关，避免文件与文件打架、法规与法规打架、文件与法规打架的现象，确保发出的公文规范、合法、统一。要注意改进文风，公文内容要言简意赅、言之有物，反对空话、套话；分析问题要切中要害，制定措施要切实可行。既要加强对全局工作的指导性，又要注重在具体工作中的可操作性，切实提高针对性。
二○○七年六月二十五日
